Teams・Outlook操作マニュアル
会議設定、チャット、メール、予定表など、日々の操作を自社ルールに沿って整理します。
対象：全社員・新入社員目次の構成例を見る
- 会議の作成と参加者への案内
- チャットとチャネルの使い分け
- メール・予定表の社内ルール
牧之原市から、社内の手順を整える
Microsoft 365操作マニュアルを、自社の画面で。
同じ操作の質問に、担当者が何度も答えていませんか。K.N.Daito 知識 合同会社は、貴社のMicrosoft 365環境と運用ルールに合わせて、Teams手順書やExcel業務手順書を作成します。
画面付き手順から、既存資料の整理と更新方法まで。社内で使い続けられる形にします。
TEAMS 操作手順
会議を設定する
社内会議を予定表から作成します。参加者と共有資料を確認してください。
1
予定表を開く
左側のメニューから「予定表」を選びます。
2
新しい会議を選ぶ
日時と参加者を入力し、内容を確認します。
3
送信前に確認する
会議名、時間、参加者に誤りがないか見直します。
自社の画面・用語・手順に合わせて構成
成果物の種類
使う人と業務に合わせて、必要な資料を作ります。
操作だけを並べるのではなく、誰がどの場面で使うかを決めてから構成します。カードを開くと、目次の例を確認できます。
OneDrive・SharePoint利用ルール
保存場所、共有範囲、フォルダー構成を明文化し、ファイルの置き場に迷いにくくします。
対象：各部門・サイト担当者目次の構成例を見る
- 個人用領域と部門共有の使い分け
- アクセス権の申請と確認
- ファイル名・フォルダー名のルール
Excel業務手順書
帳票ごとの入力、確認、提出の流れを記録します。担当交代時にも手順を追える形にします。
対象：業務担当者・引き継ぎ先目次の構成例を見る
- 作業前に用意するファイルと情報
- 入力箇所と確認箇所
- 提出前チェックと保管方法
社内ポータル資料・新人向けFAQ
社内ポータルで探しやすい案内資料と、繰り返し届く問い合わせへの回答をまとめます。
対象：社員・ポータル管理者目次の構成例を見る
- 利用開始時に行う設定
- よくある質問と問い合わせ先
- 資料の掲載場所と更新担当
作成プロセス
現状を確認してから、納品後の更新まで決めます。
最初に既存資料と実際の運用を確認します。必要な範囲をすり合わせて進行します。
資料と運用の棚卸し
現行ルール、既存資料、問い合わせが多い操作を確認します。
成果：資料一覧・課題メモ対象業務を決める
読者、利用場面、必要な手順を絞り、作成範囲を合意します。
成果：構成案・対象範囲画面と手順を記録
対象画面を確認し、操作番号と説明文を対応させて作成します。
成果：初稿・画面付き手順社内レビュー・修正
現場の担当者に確認いただき、用語や実際の手順を調整します。
成果：確認反映版納品と更新方法の共有
版番号や更新担当の決め方を含め、運用に必要な情報を引き継ぎます。
成果：完成資料・更新ルール
1
2
画面付き手順のルール
迷わず操作できて、あとから直しやすい紙面に。
画面キャプチャを貼るだけでは、変更時に手直しが増えます。必要な範囲に絞り、説明と画面を対応させて作成します。
01
必要な範囲だけを掲載操作箇所が伝わる範囲を選び、画面の見どころを絞ります。
02
番号と説明を一致画面上の番号と本文の手順をそろえ、読む順序を明確にします。
03
情報の映り込みに配慮個人名や取引先名など、不要な情報が表示されない状態を確認します。
04
差し替えやすい構成手順を小さな単位に分け、画面変更時の修正範囲を抑えます。
更新と運用
作りっぱなしにしない。社内で直せる状態まで。
担当者と見直す時期を決めておけば、画面やルールが変わったときに修正へ移れます。運用頻度は、業務の変更状況に合わせて設定します。
更新担当を決める
手順を確認できる担当者と、内容を承認する人を明確にします。
- 担当者と確認者を記載
- 問い合わせ先も一緒に掲載
見直す時期を決める
業務の変更やシステム更新に合わせ、資料の確認時期を設定します。
- 運用変更後に該当箇所を確認
- 定期確認の予定を記録
版番号と変更履歴
いつ、どの箇所を直したかを記録し、旧版との混同を防ぎます。
- 版番号と更新日を表示
- 変更内容を短く記録
社内ポータルに配置
社員が探す場所に掲載し、タイトルや分類から見つけられるようにします。
- 業務やアプリ名で分類
- 検索に使う語を見出しに含める
ご相談の前に
カスタムマニュアル作成について
既存の資料や社内ルールがまとまっていなくても、現状を確認しながら作成範囲を決められます。
相談時に用意するものはありますか？
対象にしたい業務や、問い合わせが多い操作をお聞かせください。既存の手順書や画面資料があれば、内容の確認に活用できます。まだ整理されていない場合は、現状の確認から進めます。
社内にある資料を使えますか？
既存資料を確認し、活用できる内容を整理します。重複や古い手順がある場合は、現行の運用を確認したうえで構成を整えます。
納品後の更新は自社でできますか？
更新担当者が手を入れやすい構成を意識して作成します。版番号、変更履歴、見直す箇所の考え方も共有し、自社で更新するための運用を引き継ぎます。
相談後はどのように進みますか？
対象業務と資料の状況を伺い、必要な成果物と範囲を整理します。その内容をもとに構成案とお見積もりをご案内し、合意後に作成へ進みます。